Rapport du CA du 13/08/2005

Rencontre du CA du samedi 13/08/2005, à Montréal.

Présents :
Maxime Dupuis
Jean-Michel Feurprier
Yann Larrivée
Sylvain Mathon

Absents :
Sylvain Lévesque, représenté par Michel Belleau

Ouverture de la session à 14h50.

* La rencontre commence par une discussion sur les cartes de membres : nécessité d'acheter une machine à plastifier. L'achat se fera après la recontre et sera emportée à Québec par Michel Belleau. Les personnes ayant payé leur carte de membre et qui ne l'ont pas encore reçue ont droit à une carte gratuite pour septembre 2005 (1 an de validité). Le paiement des cartes devrait pouvoir se faire par Internet. Le design de la carte va être revu par Patrick Pelletier, avec la liste des réductions offertes au verso. Les cartes gratuites seront accompagnées d'une offre pour l'achat de DVD/CDROM : produit gratuit, mais shipping de 7$ partout au Canada.

* Elections : seuls les membres en règle ont le droit de vote. On doit pouvoir accueillir de nouveaux membres le jour de l'élection : besoin de la machine à plastifier. Vote à distance : les organisateurs doivent avoir des clés GPG ainsi que la liste des clés des membres votants. Des instructions doivent être données aux votants avant l'élection (tâche affectée à Maxime Dupuis). Postes ouverts : secrétaire, trésorier. Date retenue : le 3 septembre 2005.

* Organisation du groupe : nécessité de doubler les postes en cas d'indisponibilité d'un membre du CA (système de backup). Besoin d'un gestionnaire de tâches : étude de OpenGroupWare : à essayer. Listes de diffusion : besoin des alias suivants : orders/commandes@, secretaire/secretary@, tresorier/treasurer@, president@, listes pour chaque ville (CA Montréal, Québec, Drummondville), membres@, organisateurs, conférence. Besoin de procédures pour les achats, les inscriptions : seront ajoutées à la description du poste de trésorier dans les documents "règlement interne" et "présentation aux membres". Prochaine rencontre du CA (post-élections) à Trois-Rivières.

* Rencontres mensuelles : échange d'informations entre les différents groupes.

* Site Web : besoin de régionaliser le site selon les groupes existants. Division .com/.org : .com pour les évènements (conférences, expos, ...), et .org pour les membres (mailing, etc...). Besoin de faire un tri/ménage dans le contenu : downloads, nouvelles, organisation globale, modules Xoops inutilisés, liens, ... Paiement en ligne : erreurs de calcul au niveau des taxes et des frais de port, vérification des numéros de membres défaillante : besoin d'une identification des membres (table SQL). Les communications vers les abonnés doivent être uniformisées, besoin d'un template.

* Conférence 2006 : 29, 30 et 31 mars, hôtel Crowne Plaza, enregistrement : location de matériel dédié, 3 pistes cette année (3 salles), certifications : recontacter les personnes de la conférence 2005. 2 jours de conférence, 1 jours d'ateliers. Visiter l'hôtel en septembre. Faire la recherche des sponsors. 2 niveaux de prévente. Enregistrement disponible en téléchargement. Prix à définir.

Fermeture du la session à 17h15.